Организация делопроизводства в Войсковой канцелярии Войска Донского

Гаупвахта и старое здание войсковой канцелярии, Новочеркасск. Фото взято https://pastvu.com/p/1284494

         Каждый исторический этап развития общества описан в различных документах, которые позволяют определить государственное устройство, уровень экономического, культурного, социального развития конкретной страны, отдельного ее региона. Объектом данного исследования стал один из ярких периодов истории Донской земли – период заселения ее «вольными» людьми – казаками, а предметом послужили документы, образующиеся в деятельности Войсковой канцелярии Войска Донского.

         Прежде дадим определения следующим понятиям: «документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»; «архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства».  

         Содержание документов, способы документирования и их видовой состав всегда связаны с действующей политической обстановкой исследуемого периода. Как известно, высшим представителем Войска Донского был атаман. Совещательным же органом выступал круг (прим. Войсковой Круг), который располагался в столице войска. Он обладал широкими полномочиями: объявлял войну, заключал мир, посылал войска на службу к царю, принимал и отправлял послов, грамоты, выбирал руководителей, принимал в казаки и исключал из них, выдавал «проездные грамоты», отводил или дополнительно нарезал земельные участки для новых и старых станиц и городов, рассматривал главные уголовные преступления против Войска и выносил приговоры. Решения круга считались окончательными и в чьих-то утверждениях не нуждались. К сожалению, документы, фиксирующие содержание данных решений, практически не сохранились, поэтому в полном объеме определить их видовой состав не представляется возможным.

         Исследуя сведения ряда фондов Государственного архива Ростовской области, мы выяснили, что уже с 40 – х гг. XVIII в. в Войске Донском был создан новый орган управления войска – Войсковая канцелярия (далее-Канцелярия). Согласно архивным документам, в 1754 г. Канцелярия имела следующую структуру: гражданская часть, уголовная часть, воинская часть. С 1775 г. по 1797 г. в деятельности Канцелярии произошел ряд преобразований, одно из которых нашло отражение в переименовании Войсковой канцелярии в Войсковое гражданское правительство. Однако уже в 1797 г. Павел I издал указ «Об утверждении прежних постановлений в Донском войске и восстановлении Войсковой канцелярии», тем самым восстановив единоличную власть атамана и канцелярию как совещательный и исполнительный орган под его председательством. Указом Сената от 6 сентября 1800 г. при канцелярии были учреждены 3 экспедиции: криминальных дел; гражданских и тяжебных дел; казенных (касательно казенных податей), а Указом Сената от 8 октября 1800 г. в структуре канцелярии появились экспедиции межевых дел, полиции, и сыскного начальства. 17 февраля 1801 г. для канцелярии была учреждена печать, которая стала обязательным реквизитом издаваемых с этого момента документов.

         В ходе исследования мы также выяснили, что 6 февраля 1804 г. Указом Сената канцелярия Войска Донского подразделилась на 3 экспедиции: гражданская, экономическая, воинская (для удобства ведения дел). Воинская экспедиция вела работу со следующими видами документов: «списки служащих и отставных, командированных на службу», «уголовные дела воинских чинов», «дела походной канцелярии» и т.п. В случае отсутствия атамана, дела воинской экспедиции рассматривал наказной атаман, который ежемесячно составлял отчет в двух экземпляров, один из которых отправлялся царю, второй – в Государственную военную комиссию. Денежными делами ведал казначей, одной из должностных обязанностей которого было несение ежегодного отчета перед канцелярией. Гражданская экспедиция в свою очередь отвечала за денежные сборы по Войску, вела «приходы» и «расходы», «подряды», «откупы», «оброчные статьи», «ревизионные книги» и составляла различные «денежные отчеты».

         Рассматривая особенности ведения делопроизводства канцелярии, следует отметить, что оно осуществлялось согласно Генеральному регламенту 1720 г., который определял порядок работы присутствия (правительственное учреждение в Российском государстве до 1917 г.) и производства в нем дел. Поступающие в канцелярию документы принимались только присутствием и заносились в «журнал (книгу) записи входящих документов». Зарегистрированные документы распределялись по соответствующим исполнителям и заносились в «настольный реестр», предназначенный для осуществления своевременного контроля исполнения документов и соблюдения очередности в слушании дел. В исследуемых нами описях дел имеется информация о том, что кроме указанных видов книг, велись «журнал решенных дел» и «журнал нерешенных дел». Подготовленные дела вносились на рассмотрение присутствия. Рассматриваемый вопрос заносился в «журнал повседневной записи». В нем записывалось краткое содержание дел с указанием года, месяца и числа; подписывался журнал всеми членами присутствия. Он являлся указателем к «журналу заседания присутствия». На каждый рассматриваемый вопрос составлялся «журнал заседания присутствия», на основании которого издавалось «определение». В «определениях» отражались сведения о возникновении хуторов, зимовников, рыболовств, повинностях казаков, продаже земли, крестьян, развитии коноводства, охране и выращивании леса, установлении границ Войска Донского и т.п. Близки по содержанию и форме к данному виду документов «особые протоколы». И «журналы заседания присутствия» и «определения» работники канцелярии формировали по месяцам в пределах года, однако некоторые определения за несколько месяцев объединяли в одно дело.

         Все дела канцелярии делились на «вершенные», «законченные делопроизводством», «нерешенные», «незаконченные». На «вершенные» дела составлялась «опись дел», которая вместе с делами сдавались в архив канцелярии. Анализ особенностей делопроизводства данного периода позволил сделать вывод о том, что каждое принятое в Войске Донском решение подлежало документированию, которое осуществлялась на основе уже существующей нормативно-правовой базы (Генеральный регламент). Все документы в установленном порядке проходили этапы создания, исполнения, контроля и отправки документов на архивное хранение. Анализ видового состава документов показал, что в исследуемый период управленческие решения нашли свое отражение в десятках разнообразных форм документов, что значительно превышает видовой состав современного документооборота.

Авторы: Былкова Светлана Викторовна, Кочетова Анна Сергеевна